Certyfikacja wykonawców, czy firmy łatwiej wygrają przetargi?

Od 12 lipca 2026 r. obowiązuje w Polsce ustawa o certyfikacji wykonawców zamówień publicznych, która wprowadza dobrowolny system potwierdzania wiarygodności firm startujących w przetargach. Dla przedsiębiorców, którzy dopiero wchodzą na rynek zamówień publicznych, to jedna z najważniejszych zmian od lat — i potencjalnie realna przewaga konkurencyjna, jeśli odpowiednio się do niej przygotują.

Jaki problem rozwiązuje certyfikacja

Każdy, kto choć raz startował w przetargu, zna ból wielokrotnego kompletowania tych samych dokumentów: zaświadczeń o niekaralności, wyciągów z KRS, potwierdzeń braku zaległości podatkowych czy referencji. Ustawa z 5 sierpnia 2025 r. (Dz.U. poz. 1235) ma to uprościć — niezależna, akredytowana jednostka certyfikująca będzie mogła jednym dokumentem potwierdzić zarówno brak podstaw do wykluczenia wykonawcy, jak i jego zdolność do realizacji zamówienia. Certyfikat wydawany jest na okres od roku do trzech lat, więc firma nie musi za każdym razem od zera udowadniać swojej sytuacji podmiotowej.
Co ważne, przepisy o certyfikacji obejmą nie tylko klasyczne zamówienia publiczne, ale też zamówienia sektorowe oraz te, które formalnie nie są prowadzone przez dział zamówień publicznych — bez żadnych progów kwotowych. To oznacza, że dotyczy praktycznie każdej firmy, która choćby okazjonalnie ubiega się o kontrakty z sektorem publicznym.

Zobacz jak wyglądają przetargi i zamówienia publiczne we współpracy z Minerva AI.

Jakie dokumenty może zastąpić

Certyfikat ma zastąpić w praktyce wieloetapowy proces zbierania oświadczeń i zaświadczeń wymaganych przy każdym pojedynczym postępowaniu. Do art. 112 ustawy Pzp dodano nowy ustęp regulujący sposób wykorzystania certyfikatu w warunkach udziału w postępowaniu. W praktyce oznacza to:

• Potwierdzenie braku podstaw wykluczenia (np. niekaralność, brak zaległości podatkowych i składkowych)
• Potwierdzenie spełniania warunków udziału dotyczących zdolności technicznej lub zawodowej
• Ograniczenie liczby jednorazowo składanych dokumentów w każdym kolejnym przetargu
• Możliwość powoływania się na certyfikat także w postępowaniach unijnych — ustawa umożliwia polskim firmom uzyskanie certyfikatu uznawanego przez zamawiających z innych krajów UE

Certyfikacja pozostaje jednak w pełni dobrowolna — firmy, które wolą tradycyjną ścieżkę, nadal mogą składać komplet dokumentów przy każdym postępowaniu z osobna.

Kluczowe zmiany od lipca 2026 — nie tylko certyfikacja

Warto pamiętać, że certyfikacja to element szerszego pakietu zmian w prawie zamówień publicznych wchodzących w życie w 2026 r.:

• Certyfikacja wykonawców — wchodzi w życie 12 lipca 2026, charakter dobrowolny
• Podniesienie progu stosowania ustawy Pzp do 170 000 zł netto (z 130 000 zł) — od 1 stycznia 2026, charakter obowiązkowy
• Zmiana art. 11 ust. 4 Pzp powiązana z certyfikacją — od 1 stycznia 2026, charakter obowiązkowy
• Zdalne rozprawy przed Krajową Izbą Odwoławczą — wprowadzane w 2026 r., zmiana proceduralna
• Aktualizacja zasad Centralnego Rejestru Umów jednostek sektora finansów publicznych — w ramach pakietu zmian 2026
   

Jak przygotować się do zmian

Firma, która planuje pierwsze starty w przetargach lub chce zwiększyć skalę udziału w postępowaniach, powinna już teraz uporządkować dokumentację podmiotową — zaświadczenia, referencje, dane finansowe — bo to właśnie one będą podstawą do uzyskania certyfikatu u akredytowanej jednostki. Warto też śledzić listę podmiotów uprawnionych do wydawania certyfikatów, gdy zostanie opublikowana przez Urząd Zamówień Publicznych. Dla firm startujących w wielu przetargach rocznie certyfikat może realnie skrócić czas przygotowania oferty i zmniejszyć ryzyko odrzucenia z powodów formalnych.

AI jako naturalne wsparcie procesu

Równolegle do zmian legislacyjnych rośnie rynek narzędzi AI wspierających firmy w przetargach i zamówieniach publicznych. Poznańska Minerva, która pozyskała 3 mln dolarów od fińskiego funduszu OpenOcean, zbudowała platformę automatyzującą analizę ofert przetargowych, przyspieszając ten proces nawet dziewięciokrotnie i redukując do 90 proc. pracy administracyjnej po stronie firm. Algorytmy Minervy analizują dane z ponad tysiąca źródeł, wyszukują dopasowane oferty i wspierają przygotowanie dokumentacji — czyli dokładnie te obszary, które certyfikacja ma częściowo odciążyć na poziomie formalnym.

Połączenie certyfikacji wykonawców z narzędziami AI do przetargów daje firmom podwójną przewagę: mniej papierologii dzięki certyfikatowi i szybsze wyszukiwanie oraz analizę okazji dzięki automatyzacji. Dla przedsiębiorców budujących swoją strategię wejścia na rynek zamówień publicznych to sygnał, by już dziś inwestować zarówno w porządkowanie dokumentacji, jak i w narzędzia analityczne wspierające skuteczność ofertowania.